公務員で仕事ができる人と認められるには?

公務員ライフ
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こんにちは!ラピです。

本記事のテーマは、

<<公務員で仕事ができる人と認められるには?>>

です。

僕は以前、こんな記事を書きました。

民間企業の目から見ると、「公務員は仕事ができない?」と思われることもありますが、民間と公務員では目指すべき方向が異なるため、同じものさしではいけません。もちろん、根本的に必要なスキルは同じですが。

つまり、民間企業で言う「仕事ができる人」はそのまま公務員で通用するかというと、少し変化を加えなければいけないと考えます。

では、どのようにすると、仕事ができる人と思われるのでしょうか?

僕が、実際に公務員として勤めていた時に見た、できる人たちを例に、「公務員で仕事ができる人と認められる方法」を紹介します。

公務員で仕事ができる人と認められるには?

あなたが思う「仕事ができる人」とは、どのような人ですか?

民間企業のビジネスマンで言う、バリバリ働き、いろいろな人に仕事を指示して、派手にプレゼンテーションして・・・といった人を思い浮かべるでしょうか?

これから説明する「公務員で仕事ができる人」というのは、少しそのイメージとは異なります。

話は少しそれますが、正直、民間企業も経験した僕が思うのは、公務員の仕事は無駄なことが多いように思います。その例が以下のとおりです。

●とにかく物事に決裁(所属長までのハンコ)が必要。

●文書の体裁に厳しい。上長の好みで、文書の言い回しや構成が何度も修正される。

●議会(議員)対応への労力が大きい。時間が割かれる答弁作成、言い回しについての議論さえ繰り返し行われる。

これらを真面目な顔してやり、美談のように語り継がれるため、公務員の世界は、慣れない人にとっては独特に思えます。ただ、僕は持ち前の柔軟性で、市役所にいた3年間で公務員の世界でやっていける感覚はほぼ付いたと思います(笑)

余談はこれくらいにしますが、自分が無駄だと思うことも、公務員の世界ではしっかりできないと「できない人」と思われてしまいます。そのため、最低限、「無駄なこと」でもできるようにすることが大切で、その上で、仕事のスキルを磨くことが公務員の中で「できる人」になることができます。

では、これを踏まえて、できる人の条件を解説していきましょう。

最低限の体裁をマスターする!

繰り返しになりますが、まず重要なことは「体裁」です。

それは、公務員である以上、最低限の体裁は覚えましょう。必ず求められますし、そんなの無駄だ!といって何とかなれば良いのですが、その風習を変えるためには、日本全体の常識を覆さなければなりません。

それこそ、無駄です(笑)

繰り返しになりますが、公務員としてその職場でやっていくつもりなら、最低限、仕事をスムーズに進めるための体裁をマスターすべきです。

上長への伺いは必ず取る。勝手な判断をしない。
(例)部署として決定するときや回答を出すときであったり、自分が会議などに参加するときにも決裁を取る。

☑何か仕事に関わる情報を得たら、上司、所属長、関係者への情報共有は、然るタイミングで行う。(報連相)

文書作成のルールは守る。
(例)資料作成時の、タイトルや文章のフォント・字体など。

☑住民の声はおろそかにしない。住民代表である議会(議員)対応はきっちり行う。

マスターすべき体裁は、こんなところです。
面倒くさいと感じたかもしれませんが、これらは最低限やった方が良いです。ただ、体裁を守ることに時間をかけすぎるのはもったいないので、注意点は2つ。

●所属する部署の上司や職場の雰囲気を見定めて、最低限、これをやっておけば目をつけられないなという線引きをする。それ以上はしない。

●決まり切ったことは、自分の中で仕組み化して簡単にできるようにする。

これを意識して、今の自分の立場に合わせて、どうしていくかイメージしてみてください。

では、それぞれの体裁についてもう少し細かくみてみましょう。

上長へのお伺い(決裁制度)について

僕が公務員になって最初に感じたのが、「そんなに決裁取る必要あるの?」です。

●「会議の出席してよろしいか?」

●「照会に対して、該当なしとしてよろしいか?」

●「通知が来たため供覧するもの」

といった具合に。

同じ部署内でも、グループが異なると仕事内容も全然違うのですが、課長によっては、関係ない情報も「全員供覧」を徹底したり。とにかく、客観的にみて無駄なことでも、やっていなければ評価が下がります。

どうでもよさそうなことは、考える間もなく決裁としてまわしてしまいましょう。こういったちょこっとした仕事である「チョコ仕事」は、後回しにせず、見たときに処理するようにすると良いです。一度見て、後でやろうとためておくと、またそれを見返してどうするかを考える必要があるため、無駄な時間ができます。それに仕事がたまるのは、効率が下がります。

すぐできることはすぐ終わらせるということは、常日頃、考えておくと良いと思います。

情報共有(報連相)について

自分だけが仕事に関する何か情報を得たとき、あなたならどうしますか?

情報と言ってもいろいろあると思いますが、その情報が、風に吹かれて上司の耳に入ったとき、どうなりますか?

さらに、自分がその情報を知っていることも上司の耳に入ってしまった場合、上司はどうなりますか?

「別になんともならない」と思う人もいるかもしれませんが、意外とそうでもないときがあります。
自分が先に知っていたことが上司の耳に入ってしまうことで、「おれは聞いていなかったぞ」とへそを曲げてしまうこともあるのです。

その結果、「あいつは大事なことを言わない」、そんな風に評価されます。大したことでなくても、公務員の間では「情報」が好まれます。

もちろん全てをお耳に入れることは難しいですが、上司が関わる可能性がある案件は早めに報連相することを心がけましょう。

それに、公務員の仕事は上司の判断一つ方向性が大きく変わってしまいます。
その情報に対して対処が必要なことなら、取り掛かる前にすぐ報告して、「このように対処しようと考えています」と一言添えておけば、上司の考えを促せます。

間違った方向で対応の準備をする時間は無駄ですので、報連相を習慣にして、スムーズな仕事ができるようにしましょう。

情報をすぐに共有できる人は評価は高くなる傾向です。

文書作成について

公務員では、文書作成のルールがあります。主語述語、送り仮名、句読点のつけ方・・・国語で習うような細かいルールや、資料の見出しや文章に用いる字体・フォントといったことまで決まっていたりします。

全てをマスターするには時間がかかると思いますが、最低限、決裁文と通知文、レク(プレゼン)資料を作るための定型は知っておくと良いです。

また、ルールだけでなく、上司の好み文書の体裁や言い回しを修正することになります。文書にめちゃくちゃこだわりを持つ人もいるため、あまり自分で考えすぎず、早めに上司の判断を仰ぐようにした方が良い場合もあります。

結局のところ、ルールは押さえながらも、上司の好みになることが多いので、自分できれいに仕上げようとして時間を取られるのは無駄です。

文書作成については、入庁したときに教えてもらえると思いますが、参考までに、もっと文書作成を勉強したい人へおすすめの本を以下に紹介します。実例をもとに説明されていて分かりやすい本です。
基本的なことはこれで勉強して、あとは職場の上司の好みに合わせていくという感じになると思います。

議会(議員)対応について

公務員である以上、住民のために仕事をするのが基本です。その住民から選ばれた代表が議員であり、議会を含めた議員対応はとても大切だと考えられています。

議員は住民から意見があると、精査もせずに、とりあえず役所に言っておいたというスタンスを取る人もいます。そのたびに、役所内では右往左往することがしばしばあります。

また、議会になると、連日、夜遅くまで答弁資料を作成したり、言い回しについてでさえ繰り返し議論をするといったこともあります。

民間企業で言うと株主総会のようなイメージかもしれませんが、とにかく異常なまでに議員への対応は気を使っています。

こういう現状を理解し、議員の声は住民の声として、しっかり対応できるようにならなければなりません。
特に出世したいなら、議員対応はそつなくこなせるようになりましょう。

主体的に物事を進める!

公務員でよくありがちなのが、

●「それはうちが担当じゃない。」

と、あーだこーだ理由を並べて、門前払い、自分が仕事に関わらないようにします。

できる人は、仕事の話が来た時に、明らかに担当外で自部署に権限がないこと以外は、一度、自部署で揉んで解決できる方法がないかを考えます。その結果、他部署にまわすこともありますが、そうやって自分でできることがあるかを考える習慣があるため、経験値も豊富になり、解決能力にも長けてきます。

「人任せにしない」「自分がやる」という意識で取り組んでいくことで、どんどん経験値が増えてきますので、ぜひ意識してみましょう。

できる理由を考える!

よくありがちなのは、

●「これは、○○という理由でできない。」

こういったことは、公務員の中では常習的にあります。なるべく、責任を負いたくないため、できないと言ってしまえばそれが一番安全だからです。

でも、どうしたらできるかを考えると、たいていのことはできる方法は見つかります。

僕が経験したことですが、担当どうしで尋ねると「できない」と言われたのに、課長や部長から話を持っていくと、あっさり「できますよ」と意見を変える人もいました。
さすがにそういう場面では腹が立ちますが(笑)、ちゃんと考えれば「できる」のです。

できる理由を考えられる人は、解決力や判断力など仕事のスキルがどんどん伸びていきますが、できない理由を考える人は、口先ばかり達者になっていきます。
僕は、前者の方が、職場にとって必要な人間だと思いますし、社会にとって役に立つ人間だと思います。

前者であれば、上からも「あいつにお願いすれば、何とかしてくれる」信頼されるようになります。

調整能力をつける!

市区町村役場の一部の部署では窓口で住民の手続きの応対したり、税金を請求したり・・・といった業務がありますが、総務や企画系の部署であったり、新たに制度ができる場合の対応等では、たくさんの部署や機関との調整を行っていかなけばならない場面がたくさん出てきます。

都道府県や国家公務員のように上部機関になるほど、調整は多くなると思います。

調整能力が高ければ、仕事がスムーズに進みますし、上からも「こいつに任せれば大丈夫だな」と評価されます。調整能力として、大切なポイントをまとめます。

☑調整するためには、その業務について表面っつらだけでなく、根本的なところまでよく理解しておく。

☑主要人物への根回しをする。

☑利害関係者間で問題になりそうなことは、譲歩できる部分を決めておく。

☑必ず事前にシミュレーションして、問題になりそうなことにあらかじめ対応をしておく。

調整能力が高い人は評価され、重要なポジションにつくことが多いです

この能力を上げていくには、ポイントを押さえながらたくさん経験していくことです。チャンスがあれば、買ってでもやるようにしましょう。

話や資料は端的にまとめる!

僕が公務員として働いているとき、役所内で「できる人」言われている人と一緒の打ち合わせに参加することがありました。そのとき感じたのは、「できる人」の話し方が、とてもシンプルで、聞いていて全く疲れないのです。

話し方の基本である、「➀結論⇒➁理由⇒③事例」という流れもしっかりしていて、さらに余計な話をしないんです。

僕は話をするのが得意な訳ではないので、話をするときは、この三段階の流れに沿って、要点を箇条書きにまとめてから、話すようにしていました。
意識するのは、出だしです。たいていの場合は、話の出だしである結論をうまく話すことができれば、スムーズに話していけると思います。

よくある間違いが、論理的に話そうと理由や事例から話してしまうことです。話の出だしで、理由とかをまわりくどく話し出してしまうと、もうどうにもなりません(笑)

繰り返しになりますが、分かりやすい話し方のコツは、結論を先に言うことです。これにより、相手はまず「何の話なのか」が頭の中でイメージできて、聞く準備できます。

なかなか難しいですが、いつも意識しているとできるようになります。

法令等の根拠をおさえる!

公務員として、必ず必要なのが根拠づけです。

公務である以上、決まり事を破ると、大問題になりかねません。自分が担当する分野の決まり事(法令、条例、規則、規定など)は確実に把握しておきましょう。
物事を進めるときは、どういう根拠に基づいているかを明確にしておきましょう。

仕事を進める上で大切だと思うこと

僕が民間時代によく言われたことが、「経営者の感覚を持て」とのことでした。入社して数年の自分でしたので、どういうことかよく分からず、いろいろなビジネス本を買ってきては、読んでいました。経営者に関わる本、リーダーシップの本・・・通勤の時間を使って、とにかく本を読むようにしました。

もちろん自分の立場は、経営者ではなく実務部隊だったので、その言葉の意味を自分の仕事に照らし合わせて、かみ砕いて解釈すると、

広い視野で全体の利益をみて、自分の担当する部分の具体的な実行プランを練ること。

●具体的な実行プランを実行するだけの「実行力」を持つこと。

●人任せにせず、「自分がやる」という主体性を持つこと。

大きくはこの三点だったのかなと思います。
仕事をしていると、どうしても、自分の担当業務中心に物事をとらえがちですが、常に全体をみることは大切なことだと思います。
それに、自分が経営者だったら、人任せになんてできませんよね。必死に、どうしようか考えて実行しようとすると思います。
こういう意識を持って、日々の業務に取り組んでいくことが大切で、意識するのとしないのでは、その後の成長度合いが大きく変わってくると思います。

公務員でも、実際に仕事をしていく上で、これらのことはとても大切だと感じました。その中で出会った本ですが、公務員は特に読んだ方が良いと思った本がありますので、紹介しておきます。

これは橋本徹さんの書籍で、仕事をするにあたって大切なことがかかれています。橋本さんはよくメディアにも出ていて、主張が明快で気持ちいいですね。
もちろん、橋本さんの意見に対して賛否両論あるとは思いますが、この本は、知事や市長時代の頃の話が出てきて、公務員としては仕事のイメージがわきやすく馴染みやすい本だと思います。
公務員としても、これから上に立っていく立場としても、一度読んだ方が良いと思う書籍です。手ごろに買える値段なので、ぜひおすすめです。

まとめ

<公務員でできる人と認められるには?>


◎民間企業で言うできる人と、公務員で言うできる人は、少し基準が異なる。

◎公務員では、体裁など無駄と思われることもあるが、業務上必要な最低限の体裁はマスターする。

◎公務員で仕事ができる人と認められるには
➀最低限の体裁をマスターする。
➁主体的に物事を進める。
③できる理由を考える。
④調整能力をつける。
⑤話や資料は端的にまとめる。
⑥法令等の根拠をおさえる。

せっかく仕事するなら、できる人になりたいですし、職場にいて役に立つ人になりたいですよね。いろいろな仕事を任せられるようになって活躍したいですよね。

こつこつ頑張って能力をつけていけば、出世だってしやすくなります。

公務員は大変なこともたくさんありますが、めげずに頑張っていきましょう!

この記事で、少しでも充実した公務員人生を送る手助けになれることを願います。